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Zuerst mache ich darauf aufmerksam, dass der Duden die Schreibung »E-Mail« in der deutschen Sprache vorsieht.
Die Betreffzeile ist der erste Hinweis, ob eine E-Mail für den Empfänger relevant ist. Sie soll deshalb zutreffend, kurz und aussagekräftig sein.
Der wesentliche Inhalt, den Sie dem Empfänger mitteilen möchten, sollte auch im Nachrichtenteil der E-Mail stehen und nicht als Anhang verschickt werden. Die Informationen, die im Nachrichtenteil stehen, kann der Empfänger auf jeden Fall und im Allgemeinen sofort sehen. Schreiben Sie hier genau das, was in der E-Mail an Informationen übermittelt werden soll. Vermeiden Sie Weiterleitungen a la »Zur Kenntnisnahme«. Vermeiden Sie auch, einen Dateianhang zu senden, wenn die gleiche Information direkt im Text der E-Mail erscheinen kann. Verwenden Sie einen Dateianhang nur, wenn der Empfänger genau diese Datei benötigt, weniger die darin enthaltene Information.
Stellen Sie sich zuerst die Frage, ob der Dateianhang notwendig ist. Soll der Empfänger nur eine einzelne Information erhalten, schreiben Sie diese direkt in den Nachrichteninhalt. Bsp.: »Sehr geehrter Herr Schmidt, der Termin wurde auf den 26. September 2008 verschoben. Mit freundlichen Grüßen Ihr D. August«.
Vermeiden Sie auf jeden Fall, eine Word- oder PowerPoint-Datei zu versenden. Warum?
Vermeiden Sie gleichfalls, einen Text auszudrucken, auf dem Papier unterschreiben zu lassen und anschließend dieses Papier wieder einzuscannen. Damit wird Ihre Information maschinenunlesbar und nicht mehr benutzbar für Menschen mit Behinderung! Außerdem erhöht sich die Wartezeit beim übertragen der E-Mail bei Ihnen und — das ist deutlich schwerwiegender — der Empfänger wartet länger, bis sich die E-Mail bei ihm öffnet.
Welche Alternativen haben Sie? Folgenden Sie dem Schema:
Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, löschen Sie alle Teile, die für den Empfänger nicht relevant sind, bspw. wer die E-Mail bereits erhalten hat. Vermeiden Sie außerdem, sich in die Reihe derer zu stellen, die eine E-Mail weiterleiten mit der Ergänzung: »Zur Kenntnisnahme«. Der Empfänger wird die E-Mail sowieso lesen. Vorausgesetzt, der muss nicht erst vier Bildschirmseiten nach unten blättern, um zu erfahren, wer die E-Mail abgesendet hat und welche Information sie enthält.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein Dokument auf Papier und müssen dieses weiterleiten. Jeder, der das Dokument erhält, setzt noch ein Blatt davor mit dem Hinweis, wie wichtig das dahinterhängende Dokument ist. Dies ist für zwei "Deckblätter" noch lustig, aber würden Sie erst fünf Seiten nach hinten blättern, bevor das tatsächliche Dokument erreicht ist?
Das Protokoll zur übertragung von E-Mails wurde seit den Anfängen des Internet kaum verändert. Es bietet selbst keinen Schutz vor Ausspähen und Verändern des Inhalts der E-Mail. Weiterhin kann sich niemand sicher sein, dass eine E-Mail tatsächlich von der Person stammt, die im Absender genannt ist.
Um die Situation zu verbessern, werden die Verfahren digitale Signatur zur Bestätigung des Absenders und dem Absichern gegen Manipulation sowie die Verschlüsselung angewandt.
Alles, was Sie brauchen, um an der sicheren E-Mail-Kommunikation teilzunehmen, erhalten Sie als freie Software:
Meine öffentlichen Schlüssel können Sie hier laden:
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